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Otra vida (sin email) es posible

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X ha puesto en marcha un nuevo proyecto al que desea dar visibilidad en la web corporativa de su organización. Quiere crear una nueva sección donde el usuario tenga toda la información del proyecto en 3 idiomas, pero se siente desconcertada ante los trámites a seguir.

Como no tiene muy claro con quién debe ponerse en contacto en un primer momento, decide escribir un correo electrónico a C (responsable de Comunicación) y a S (responsable de Sistemas) explicando el proyecto y esperando que una de las dos áreas resuelva sus dudas sobre quién es el que debe coordinar una iniciativa de tal envergadura.

X se marcha de vacaciones en unos días, así que para que quede constancia de que ha iniciado el proceso, pone en copia a Y, su director, no sea que piense que no ha dado prioridad a un proyecto de suma importancia para el departamento que gestiona.

S (responsable de Sistemas) responde a X alegando que debe poner una incidencia en la intranet corporativa. Además de aparecer en copia las personas inicialmente involucradas (C e Y), el responsable de Sistemas ve oportuno poner en copia a S1 y S2, dos técnicos de su departamento que probablemente se verán involucrados. Asimismo, informa al Director de Personal y Recursos (digamos que P)- del cual depende orgánicamente- poniéndolo en copia oculta.

Obviamente, ante ese vaivén de correos, C (responsable de Comunicación) responde a X con copia a S, a Y, a S1 y a S2 que la persona que actualmente se encarga del portal corporativo en su departamento es C1, a la que naturalmente pone en copia, para que esté informada.

C1 agradece el gesto, se pone a disposición del departamento para su nuevo proyecto, y adjunta varios documentos para tratar de agilizar el tema, entre otros, el manual de estilo del portal, algunas normas para optimizar el SEO, manual de identidad corporativa, etc.

¿Te has sentido alguna vez X, Y, S, S1, S2, C1, P? ¿Te parece surrealista? ¿Excesivo? ¿Ridículo? Te invito a echar un vistazo a tu bandeja de entrada.

Cuando en el pasado mes de mayo asistí al Congreso de Empresa 2.0. y Social Business, Luis Suárez (evangelista del uso de la tecnología 2.0. en IBM) comenzó su intervención lanzando al aire la pregunta de “¿Cuántos de los presentes recibe más de 50 correos electrónicos a la semana? ¿y más de 100? ¿Más de 200?”. Sorprendente fue, sin duda, nuestra respuesta a mano alzada.

By PCL-BO [CC-BY-SA-2.5 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5)], via Wikimedia Commons

De acuerdo a estudios realizados por expertos en productividad (Sally McGhee, Davi Allen, entre otros)  sólo el 20%de los correos recibidos son de relevancia para lo que hacemos. El 50% de ellos, pueden ser archivados o borrados; el 30% pueden ser delegados o contestados en menos de 2 minutos; el 30% suelen ser tareas a realizar.

Si dedicamos unos 3 minutos a cada correo, ya podemos hacer números del tiempo que invertimos en archivar, contestar, borrar o reenviar correos. Tiempo que restamos a otras tareas y que, por lo tanto, inciden en nuestra productividad.

Esta semana me he incorporado después de unos días de vacaciones, que podrían resumirse en más de 300 nuevos correos electrónicos en mi bandeja de entrada. ¿Qué estamos haciendo mal?

Supuestamente, la tecnología está para facilitarnos la vida y los procesos, para ser más productivos, invertir menos tiempo en lo menos importante y centrar nuestra atención en aquellos aspectos que de verdad importan.

¿Dónde queda el contenido de los correos electrónicos? ¿Sirven realmente para compartir conocimiento? ¿Son capaces las organizaciones de transformar esa información en conocimiento? Son muchos los que piensan que no, como plantea, por ejemplo, Bill French (email is where knowledge goes to die).

Intentando archivar, borrar, reenviar y contestar esos 300 emails acumulados, y analizando el contenido de los mismos, siento que el problema que subyace a esta cantidad ingente de mensajes electrónicos es que no confiamos en las personas con las que trabajamos.

Guardamos las huellas de lo que hacemos. Queremos dejar rastro por escrito de que hemos completado una tarea, de que hemos solicitado una información o de que la hemos facilitado. Abusamos constantemente del email como si fuera una despiadada máquina para delegar, en lugar de un canal de comunicación.

Pero además del dejar la pelota sobre el tejado ajeno, no podemos olvidar la pérdida de matices y malinterpretaciones que puede acarrear el correo electrónico. Ayer me encontré con un conocido artículo de Daniel Goleman “e-mail is easy to write (and to misread)”, donde el autor comparte sus desventuras al intentar comunicarse con la secretaria de su editor vía correo electrónico, intercambio de continuos malentendidos: “Es muy difícil mantener esta conversación por e-mail. Yo sueno estridente y usted suena exasperado”

Ejemplos parecidos tenemos todos.

También me parece una falacia el autoengaño en el que hemos caído la mayoría. Es cierto que los smartphones nos facilitan la vida, sobre todo si te dedicas a velar por la reputación online de una organización. Pero no nos engañemos. Cuando he preguntado a amigos, colegas y profesionales del sector por el número de correos recibidos, algunos me han respondido: “Buffffffff!!!!! Unos 400 en una semana. Pero yo me anticipo y durante las vacaciones y fines de semana voy borrando continuamente los emails que no me sirven, reenviando los que son para otros y marcando como no leídos los importantes”.

El realizar esa tarea mientras cenamos con amigos, jugamos con nuestros hijos o charlamos con nuestra pareja, quizás no merme directamente la tan ansiada productividad laboral, pero desde luego incide en la calidad del tiempo que le dedico a otras actividades. Gestionar 400 correos electrónicos es gestionar 400 correos electrónicos, ya lo hagamos en casa, en la oficina, en la playa o donde sea.

Quizás por eso, Luis Suárez creyó que otra forma de trabajar era posible, comenzando una imaginativa lucha contra el correo electrónico como herramienta muy poco productiva (irónicamente subtitula su blog Thinking outside the inbox).

Algunos aspectos interesantes que me gusta tener presentes y que me animan a intentarlo en un futuro:

  • Luis Suárez trabaja para IBM Madrid; su jefe está en Estados Unidos y él vive y trabaja en Canarias. No usa el email. Ante este escenario, pienso que para una organización con delegaciones provinciales en el territorio andaluz no debería ser problema alguno.
  • Recibiendo cientos de emails semanales, decidió cambiar su forma de trabajar con herramientas colaborativas que le permitieran ser más productivo. Lo anunció en su blog. Mmmmm. Muchas empresas que conozco ya han implantado una intranet 2.0. Sin embargo, se sigue abusando del email.
  • Desde ese momento (hace unos 4 años) su forma de trabajar cambió sustancialmente: más trabajo colaborativo, más gestionar el conocimiento y compartirlo. Para ello, diseñó una forma nueva de trabajar que compartió, enseñó, experimentó y probó con sus compañeros de trabajo.
  • Según Luis Suárez, esta forma de entender el trabajo no beneficia al individuo. Sino al grupo, y por tanto, a la organización. Se eliminan las fronteras jerárquicas cuando hablamos de conocimiento. Pero, ¿estamos preparados?
  • Un indicador del éxito: de 30/40 emails diarios a 16 a la semana como cita en su video. En realidad, ese número se ha visto reducido a 0 (cero) según sus propias palabras.

No pretendo desterrar el correo electrónico. Todos hemos comprobado su utilidad, pero también su esclavitud. Y parece ser que otra vida (sin email) es posible.

Así que, si quieres contar tu experiencia, plantear alguna pregunta o disentir, no lo hagas  por email. Compártelas en este foro. El resto de lectores te lo agradecerá  ;-)

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9 Responses to “Otra vida (sin email) es posible”

  1. Muri dice:

    Genial post, para variar :)

    En un reciente pasado llegué a tener hasta 2000 correos pendientes de leer de manera permanente -es decir, al inicio de cada jornada- en la bandeja de entrada. Ante tamaña fuente de ansiedad, tomé la decisión de marcarlos todos como leídos un buen día, y comenzar de cero con los nuevos correos que me llegases.

    No pasó nada :-O. No se perdió información, no se abandonó ningún asunto urgente ni se dejó de realizar ninguna tarea crítica.

    Desde entonces -ya en mi actual puesto de trabajo- he sustituido e-mail por llamadas telefónicas (y la consecuente educación a mis 360º: “llámame, no me escribas un correo”), he apostado por herramientas colaborativas (uso de wiki, su poquita de twitter) y hago esfuerzos sobrehumanos por motivar al equipo y desarrollar un entorno colaborativo de confianza mutua. No se si lo estaré haciendo correctamente -otros deben valorarlo-, pero mi calidad de vida laboral ha experimentado un gran cambio. A mejor, claro :).

    • Xenia García dice:

      Muchas gracias por tu valiosísimo comentario :-) 2.000 es una gran cifra. Inhumana, diría yo. Me niego a hacer el cálculo de los días que necesitarías para responder semajante barbaridad.
      Cualquier día de estos, me lanzo a marcar todos mis email como leídos. Lanzo la amenaza aquí como premonitoria de lo que está por venir. Más aún teniendo intranet colaborativa y redes sociales.

      Por cierto, que voy a cambiar mi status en mi intranet: “Llámame, no me escribas un correo” (vía Muri).

      Buen inicio de semana :-)

  2. ¡Hola Xenia! Me ha encantado el artículo y ha sido un poco “meta” el ponerte a leer un artículo que habla sobre tí mismo y lo que llevas haciendo desde febrero del 2008, pero lo mismo me he divertido un buen rato, con la cabeza para arriba y para abajo totalmente de acuerdo con todo lo que has comentado. Y me alegra muchísimo ver cómo Muri ya está en el buen camino de poder liberarse del yugo del correo electrónico, porque al fin y al cabo es de lo que se trata. En esos 4 años nunca he comentado que el email está muerto y que ya no sirve. Nunca lo he dicho ni creo que lo diga. Todavía le veo una serie de casos de uso para los que es lo mejor que hay (gestión de reuniones y agendas, identidad universal, y conversaciones 1:1 de tema confidencial). Sin embargo para todo lo demás, en plan de temas comunicativo y colaborativo, ya no lo es.

    Y el ejemplo que comentas, Xenia, es muy acertado… Echa un vistazo a este video para que veas el daño que puede hacer. Luego, si puedes, o podéis, echar un vistazo a este otro artículo, donde comento de una manera extensa cómo ha funcionado para mí el “A World Without eMail” durante los últimos 4 años y verás que, al final, es un tema de seleccionar una serie de casos de uso e ir moviéndolos del ambiente del correo al de las redes sociales, mucho más abiertas, públicas y transparentes a la hora de colaborar e intercambiar conocimientos. Como Muri dijo, la diferencia es enorme, pero principalmente desde un punto de vista esencial: ¡FUERA el estrés! ¡¡Incluso cuando estás de vacaciones!! Eso de venir de vuelta de las vacaciones y encontrarte con tu buzón de correo vacío es impagable.

    Por eso, que sigo animando a todo aquí trabajador del conocimiento que planten cara al email, y no sólo al mismo, sino también al status quo que ha impuesto en el mundo de la empresa, porque si está haciendo algo es dañando nuestra productividad de una manera rotunda.

    Un abrazo y espero nos veamos pronto

    Saludos
    Luis Suárez a.k.a. @elsua

  3. Xenia García dice:

    ¡Buenas!
    Gracias por tu respuesta, por tus minutos, por el video y por el artículo. Francamente interesante e ilustrativo.
    Con el video me he divertido. Puede parecer exagerado, pero lo creo que todos lo hemos experimentado alguna vez. Personalmente comparto la ecuación. ¡61 emails para tomar 1 decisión!

    El post me ha dado más en lo que pensar, además de ayudar a desempolvar mi cada vez más oxidado inglés ;-)
    Es cierto que es una cuestión de hábitos. A partir de ahora, intentaré predicar con el ejemplo en mi organización.

    Gracias de nuevo por aportar aquí tu experiencia (ya sé que te preparé una clara emboscada en Google+) y seguro que antes de 4 años, te cuento mis avances :-)

    Un abrazo,

    Xenia

    • Hola Xenia, de emboscada nada de nada. Genial el ping, porque así me vine para acá y colgué el comentario… Hay veces en las que una tiene que ayudar al caballo a encontrar la fuente para poder beber y refrescarse y me alegro de que así lo hicieras conmigo :-D

      Efectivamente, el video es muy, pero que muy indicativo y si hay algo interesante sobre el mismo es que sea cual sea la organización parece que el problema es el mismo: la ineficacia y nuestra maestría en matar la productividad propia y la de los ajenos a nosotros. Y eso es quizá la principal razón por la que empecé este movimiento: que ya es hora de que pare y de buscar más maneras de trabaja de una forma más inteligente y efectiva, y no necesariamente más dura.

      En fin, que me alegra que en 4 años tengas la disposición de contar cómo fue todo, aunque sospecho que tardarás bastante menos tiempo, y sino, tiempo al tiempo.

      ¡Un saludo y nos vemos en el Plus! … ¡Y en los blogs, por supuesto! :-D

      PD. Por cierto, echa un vistazo a ver si encuentras algún plugin para el blog para que nos permita subscribirnos a los comentarios aunque sea a través del correo para seguir recibiendo mas BACON = BACN, como dirían en inglés :)

  4. Xenia García dice:

    xD Gracias mil por la sugerencia, Luis. Soy nueva en esto (lo confieso), pero soy insistente y muy cabezota. Creo que he conseguido incluir la suscripción a los comentarios ;-)

    En cuanto al video, lo colgué en nuestra intranet nada más visualizarlo, con la esperanza de que al ser otro el que lo diga, al menos le demos un minuto de reflexión. De momento, ni un comentario. Pero a los cambios hay que darle su tiempo y su ritmo.

    See you around!

  5. ¡Hola Xenia! Pues va a ser que voy a necesitar un poco de ayudar, porque no encuentro la opción, debajo de la caja de comentarios, para subscribirme a notificaciones futuras y no sé si soy yo o al final no funcionó. Hummm ¿Le puedes echar un vistazo, porfa?

    Con respecto al video, no te preocupes, a mi me llevo 4 años que la gente prestara atención y empezaran a involucrarse en la iniciativa. 4 años después tengo cientos, sino miles de compañeros que viven esa misma realidad. El cambio es bueno, pero lleva tiempo. Con paciencia se andará y ahí llegaremos. Con resistencia, perseverancia, paciencia y tesón y creo que de eso tienes muchas materia :-))

    Keep pushing!

  6. Xenia García dice:

    ¡Hola!

    Es que no está abajo, sino arriba ;-)
    En la misma línea que aparecen todos los iconos de las redes sociales, hay uno (el último) que es el RSS Feed de los comentarios del post en cuestión. Lo que no he intentado es hacerlo por email….

    Creo que funciona, al menos con mi último post sobre conciliación lo he probado y no da problemas.

    ¡Saludos!

  7. ¡Hola Xenia!

    Uy, ¡genial! No me había dado cuenta del icono chulo para el RSS de los comentarios. ¡Estupendo! Me subscribo para seguir poniéndome al día con los comentarios. Con respecto a la notificación por correo, uy, uy, la ironía ;) creo que hay plugins que lo hacen, pero no me acuerdo muy bien dónde pillé el mío. A ver si echo y un vistazo y lo localizo. Pero de momento voy bien ya con el RSS de los comentarios. ¡Estupendo!

    ¡Saludos y buen finde! :)

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